اگرچه کرونا، مشوق کسب¬وکارها برای دیجیتالی¬سازی و گردش کار خودکار است، اما هنوز هم بسیاری از مشاغل بر پایه کاغذ هستند. در یک نظرسنجی از شرکت¬کنندگان در میزگرد Thursdays، حدود 57 درصد معتقدند روند سازمان آنها بیشتر «دیجیتال» است در حالی که 43 درصد آنها روند سازمان خود را بیشتر « مبتنی بر کاغذ» توصیف می¬کنند. یکی از شرکت کنندگان در میزگرد می¬گوید برای دیجیتالی کردن فرایندهای بیرونی، اقداماتی انجام شده اما برای حذف کاغذ در شرکت¬ها باید اقدامات بیشتری انجام شود.
واقعیت این است ما همان¬طور که خدمات خود را به مشتری ارتقا می¬دهیم، نحوه مدیریت داخلی آن فرایندها را بهبود نمی-بخشیم. هنوز همپوشانی یا تکرار، زیاد است. یک مدیر آی¬تی در یک شرکت دولتی استانی در این میزگرد گفت: «این فرایندها، لزوما واضح یا خودکار نیست و هنوز بسیاری از فرآیندهای دستی وجود دارد.» ناشناس بودن شرکت¬کنندگان برای ایجاد بحث آزاد و صادقانه در این میزگرد تضمین شده بود. در نظرسنجی بین¬المللی اخیر که از سوی موسسه ServiceNow انجام شده، 91 درصد مدیران، اعتراف کرده¬اند هنوز از گردش کار آفلاین استفاده می¬کنند از جمله در موارد زیر:
- تایید اسناد: 51 درصد
- گزارش های امنیتی: 45 درصد
- درخواست پشتیبانی یا پردازش فناوری اطلاعات: 42 درصد
در همین نظرسنجی، 60 درصد مدیران و 59 درصد کارگران عنوان کرده¬اند شرکت¬های آنها هنوز سیستم کاملا یکپارچه-ای برای مدیریت گردش کار دیجیتال ندارند.
• تغییر پارادایم
به گفته تام یتس از موسسه ServiceNow، دیجیتال¬سازی و اتوماسیون فرایندهای کاغذی، به «تغییر پارادایم» در کل سازمان نیاز دارد و شما نمی¬توانید با فرضیات مبتنی بر گذشته کار را آغاز کنید. اگر قبلا 50 برگ کاغذ داشتیم که باید از یک دفتر به دفتر دیگر منتقل کنیم، دیگر این اتفاق نمی¬افتد. یتس می¬گوید: «ایده دیجیتال شوید و دیجیتال بمانید، یک فلسفه عالی است.» وی معتقد است وقتی كسی برای اولین بار، فرم كاغذی را تکمیل می¬كند، سازمان¬ها می¬توانند با شروع فرایند گردش كار، ارزش دیجیتالی¬سازی را نشان دهند. این فرایند می¬تواند به «فرآیند واقعی برای اطمینان از تحویل باثبات¬تر" در سراسر بخش¬های شرکت تبدیل شود. یتس خاطرنشان می¬کند در محل¬ کار سابق وی، روند تحویل فیزیکی پاکت¬ها طی چهار تا شش هفته طول می¬کشید تا اینکه به یک سیستم دیجیتال منتقل شد؛ جایی که می¬توانستیم در یک بعدازظهر از آن عبور کنیم.
• دورکاری؛ از ترغیب تا نگرانی
مباحث این میزگرد، همچنین با نگرانی در مورد تاثیر مداوم کار در خانه بر نوآوری شرکت¬ها و همکاری تیمی و رفاه کارمندان مواجه شد. یکی از شرکت¬کنندگان در بخش انرژی می¬گوید: «در ابتدا، کار در خانه، یک موضوع جدید بود و همه احساس مفید بودن می¬کردیم اما اکنون بسیاری از ما، آن جلسات همراه با کولر آبی و وایت¬برد را از دست داده¬ایم!»
همچنین یک شرکت¬کننده از بانکهای بزرگ کانادا می¬گوید: «ما شاهد افزایش بهره¬وری دورکاری بوده¬ایم اما علاقه بسیار اندکی در زمینه دور هم جمع شدن یا صحبت کردن وجود دارد. مردم ترجیح می¬دهند فقط پشت میز خود در خانه بنشینند و کارهای خود را انجام دهند و کارشان تمام شود.» در حالی که چالش فناوری اطلاعات در ابتدای همه¬گیری کرونا بسیار بزرگ بود - نحوه فعال کردن کار از راه دور به صورت دسته¬جمعی تقریبا یک شبه حل شد - اما اکنون با یک مشکل جدید روبرو هستیم: «نحوه استفاده از فناوری برای کاهش فرسودگی.»
یتس معتقد است ابزارهای فنی از جمله وایت¬برد مجازی ServiceNow’s Miro برای همکاری بصری به صورت آنلاین می¬تواند مفید باشد: «هنگامی که افراد نمی¬توانند برای ایده¬پردازی به اتاق دیگر بروند.» وی همچنین خاطرنشان می¬کند: شرکت مایکروسافت در حال اضافه کردن ویژگی رفت¬وآمد مجازی به برنامه app Teams خود است. این امر می¬تواند زمان را برای یک رفت¬وآمد - مانند پیاده¬روی، فنجان قهوه یا جلسه مراقبه - قبل و بعد از روز کاری مجازی هر کاربر تعیین کند تا به آنها کمک نماید بین کار و زمان شخصی بهتر جابه¬جا شوند.
تحقیقات انجام¬شده توسط آژانس کاریابی رابرت هالف نشان می¬دهد کار از راه دور به کانادایی¬ها لطمه وارد می¬کند. این نظرسنجی که در ماه اکتبر منتشر شد، نشان می¬دهد 55 درصد دورکارها، در تعطیلات آخر هفته و 34 درصد به¬طور منظم بیش از هشت ساعت در روز کار می¬کنند.
• مدل کار ترکیبی
بسیاری از حاضران در میزگرد معتقدند یک مدل کار ترکیبی که کارمندان را قادر می¬سازد تا هم در محل کار، فعالیت کنند و هم در خانه، منجر به درجه عدم اطمینان در زمینه¬های زیر می¬شود:
- عدم اطلاع از زمان بازگشت دائمی بیشتر کارمندان به دفتر کار یا محل کار اصلی
- جلوگیری از فرسودگی شغلی با تشویق کارکنان از راه دور برای مرخصی گرفتن
• ارزیابی دقیق و منصفانه عملکرد کارکنان دورکار
یتس درخصوص نحوه پرداختن به این چالش¬ها معتقد است مدیران می¬توانند تجزیه و تحلیل¬ها را مدیریت کنند و بیشتر از هر زمان دیگری ارزیابی دقیق¬تر و خاص¬تری انجام دهند. مدیران باید مطمئن شوند ارزیابی عملکرد توسط آنها، دقیقا وظایف مهم کارکنان دورکار (WFH) را منعکس می¬کند؛ خواه اهداف فروش باشد یا مشتری جدید یا نظایر آن.
با توجه به این سال متلاطم، یتس معتقد است احتمالا یک چیز در سال 2021 وجود دارد: نیاز به مدل¬های کار ترکیبی برای ادامه فعالیت در همه¬گیری کرونا: «ما تازه شروع به مشاهده نحوه ادامه زندگی و کار از راه دور می¬کنیم. ما قصد داریم سال آینده یک مدل ترکیبی را وارد کنیم که کمی تعاملی¬تر باشد اما فکر نمی¬کنم بتوان به قبل از این همه¬گیری برگشت. این امر در پایان سال، در مورد پیش¬بینی¬های صنعت فناوری اطلاعات برای سال 2021 شامل گزارش آماری زیر است:
تا سال 2023، حدود 75 درصد از 2000 شرکت بین¬المللی متعهد می¬شوند از طریق طراحی ترکیبی، برابری فنی را به نیروی کار متصل کنند. این موضوع، آنها را قادر می¬سازد جداگانه و در زمان واقعی با هم کار کنند. تا سال 2024 بیش از 33 درصد از 2000 شرکت بین¬المللی، راه¬حل¬های دورکاری مبتنی بر دستیار هوشمند را برای همکاری بدون اصطکاک و بهره¬وری بالاتر کارکنان ارائه می¬دهند.
• این متن، ترجمه مقاله¬ کریستین وونگ است. وی گزارشگر برنامه ملی روزانه در تلویزیون و گزارشگرHigh Tech TV، مجله خبری هفتگی وابسته به CTV اتاواست و عضو هیات تحریریه ITBusiness.ca بوده است.